Outils SaaS : comment en tirer le meilleur en télétravail ?

Travailler sur des outils basés sur le cloud est devenu une condition sine qua non pour assurer le bon fonctionnement des équipes en télétravail. CRM, ERP, messagerie instantanée, autant d’outils collaboratifs pensés pour la productivité… À condition de suivre quelques bonnes pratiques, au détriment desquelles l’efficacité sera amoindrie. Parmi ces bonnes pratiques : l’établissement de process et de règles de communication claires.

Choisir les bons outils SaaS pour le télétravail

Il existe des centaines de solutions pensées pour le travail à distance. Le plus compliqué reste probablement de faire les bons choix par rapport à la taille et aux besoins de l’entreprise. Combinés ensemble, les bons outils vous permettent de collaborer confortablement, c’est-à-dire permettre aux équipes de travailler aussi efficacement que dans un bureau physique.

Chaque service peut aujourd’hui travailler entièrement sur des outils SaaS : les commerciaux ont le choix parmi une multitude de CRM comme Hubspot, Salesforce ou encore Pipedrive.

Opter pour un CRM basé sur le Cloud permet de partager les informations liées aux prospects et aux clients en temps réel, peu importe l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Ce type de solution permet de casser les silos et d’homogénéiser les données de chaque membre de l’équipe commerciale et marketing.

Les autres services de l’entreprise bénéficient aussi d’outils basés sur le Cloud, qu’il s’agisse de la logistique, de la gestion de la trésorerie ou des stocks grâce à des ERP comme Netsuite ou SAP.

Ces derniers aident les collaborateurs en centralisant les informations dont ils ont besoin. Les ERP donnent une visibilité sur les indicateurs de performance en temps réel, permettent de suivre les commandes, les feuilles de temps des collaborateurs et plus encore. Ils aident également en phase de recrutement via les modules RH intégrés. (Lire aussi : Avoir un ERP en startup, est-ce indispensable ?)

Le choix des outils pourra être déterminé par plusieurs critères à pondérer au cas par cas. Par exemple :

• la sécurisation des données : certaines informations stratégiques nécessitent d’être protégées, en particulier si les membres de l’équipe utilisent des réseaux wifi ouverts. Une étude plus poussée de la manière dont les données sont sécurisées peut avoir son importance.
• la facilité de prise en main : tous les outils ne se valent pas en termes d’ergonomie et de paramétrage.
• le prix : le facteur budget est important lorsqu’on sait que les écarts de tarifications peuvent être importants sur des outils similaires.
• la disponibilité du support client : critère à prendre en compte si le paramétrage est complexe. Il est également possible de se faire accompagner par des prestataires indépendants comme BAE360.
• l’intégration avec les autres outils : certaines combinaisons d’outils permettent de gagner du temps en automatisant des tâches définies.

Une fois les outils sélectionnés, il est important d’adapter le management des équipes au contexte qu’impose le télétravail.

Télétravailler avec des outils SaaS : les bonnes pratiques

Les points négatifs les plus cités par rapport au télétravail sont l’isolement physique et les difficultés de communication. En 2020, beaucoup d’entreprises ont expérimenté pour la première fois le télétravail, non sans quelques difficultés. De leur côté, les entreprises déjà habituées au “remote work” partaient avec un point d’avance, parce qu’elles maîtrisaient les bonnes pratiques de la collaboration à distance. En voici quelques-unes.

• Communiquer de manière proactive : pour garder les équipes motivées, il est important de continuer à partager les informations
• (Re)définir le périmètre de responsabilité de chaque personne : pour éviter d’envoyer des emails avec 15 personnes en copie, ou encore de bloquer un projet parce qu’une tâche est affectée à la mauvaise personne, mieux vaut être au clair dès le départ. La cohésion des équipes en sera meilleure.
• (Re)définir les process : dans le même ordre d’idées, la collaboration en télétravail est plus efficace si tout le monde sait à quel moment il faut affecter une tâche à un membre de l’équipe, ou encore quel outil utiliser pour telle ou telle situation.
• Prioriser les canaux de communication : en télétravail, le risque est de se retrouver submergé de messages chat ou d’emails qui auraient pu être évités. En fonction de l’importance et/ou de l’urgence de l’information à transmettre (par exemple : messagerie instantanée > email > téléphone > visioconférence)
• Permettre à tout le monde de suivre les projets : centraliser l’information pour que chaque collaborateur puisse s’y retrouver (outil de gestion de projet, CRM, ERP …)
• Cultiver les interactions sociales : en télétravail, plus de pause café pour discuter de manière informelle. Il est pourtant possible de cultiver l’empathie des collaborateurs en les encourageant à partager des anecdotes, qu’elles soient en lien ou non avec le travail.
• Respecter les horaires de travail : s’il peut être tentant d’envoyer un message sur le chat de l’équipe à 23h, cette pratique est déconseillée. Le télétravail gomme la frontière entre le temps professionnel et le temps personnel, pourtant garant de l’épanouissement de chacun.

Le travail à distance est de plus en plus plébiscité, voire nécessaire. Les outils numériques permettent à un nombre croissant d’entreprises de grandir sans que les collaborateurs soient présents physiquement dans un seul et même endroit. Pour que cette façon de travailler fonctionne, l’harmonie entre les outils SaaS et les pratiques managériales est cruciale.

BAE360 vous conseille dans le choix des outils les plus adaptés à votre entreprise.