Outils SaaS : comment en tirer le meilleur en télétravail ?

Travailler sur des outils basés sur le cloud est devenu une condition sine qua non pour assurer le bon fonctionnement des équipes en télétravail. CRM, ERP, messagerie instantanée, autant d’outils collaboratifs pensés pour la productivité… L'efficacité sera amoindrie si quelques bonnes pratiques ne sont pas suivies. Parmi ces bonnes pratiques : l’établissement de process et de règles de communication claires.

Choisir les bons outils SaaS pour le télétravail

Il existe des centaines de solutions pensées pour le travail à distance. Le plus compliqué reste probablement de faire les bons choix par rapport à la taille et aux besoins de l’entreprise. Combinés, les bons outils permettent de collaborer efficacement. Ils rendent le travail aussi fluide que dans un bureau physique.

Chaque service peut désormais utiliser des outils SaaS. Les commerciaux ont le choix entre divers CRM comme Hubspot, Salesforce ou Pipedrive.

Choisir un CRM Cloud permet de partager les informations en temps réel, où que se trouvent les collaborateurs. Cela brise les silos et harmonise les données de l'équipe commerciale et marketing.

Les autres services de l’entreprise bénéficient aussi d’outils Cloud. La logistique, la gestion de la trésorerie et les stocks utilisent des ERP comme Netsuite ou SAP.

Ces derniers aident les collaborateurs en centralisant les informations dont ils ont besoin. Les ERP donnent une visibilité sur les indicateurs de performance en temps réel, permettent de suivre les commandes, les feuilles de temps des collaborateurs et plus encore. Ils aident également en phase de recrutement via les modules RH intégrés. (Lire aussi : Avoir un ERP en startup, est-ce indispensable ?)

Les différents critères permettant le choix des outils SaaS

Le choix des outils pourra être déterminé par plusieurs critères à pondérer au cas par cas. Par exemple :

• la sécurisation des données : il est important de protéger certaines informations stratégiques, surtout si les membres de l'équipe utilisent des réseaux Wi-Fi ouverts. Une étude approfondie de la sécurisation des données peut être nécessaire.
• la facilité de prise en main : tous les outils ne se valent pas en termes d’ergonomie et de paramétrage.
• le prix : le facteur budget est important lorsqu’on sait que les écarts de tarifications peuvent être importants sur des outils similaires.
• la disponibilité du support client : critère à prendre en compte si le paramétrage est complexe. Il est également possible de se faire accompagner par des prestataires indépendants comme BAE360.
• l’intégration avec les autres outils : certaines combinaisons d’outils permettent de gagner du temps en automatisant des tâches définies.

Une fois les outils sélectionnés, il est important d’adapter le management des équipes au contexte qu’impose le télétravail.

Télétravailler avec des outils SaaS : les bonnes pratiques

Les points négatifs les plus cités par rapport au télétravail sont l’isolement physique et les difficultés de communication. En 2020, beaucoup d’entreprises ont expérimenté pour la première fois le télétravail, non sans quelques difficultés. De leur côté, les entreprises déjà habituées au “remote work” partaient avec un point d’avance, parce qu’elles maîtrisaient les bonnes pratiques de la collaboration à distance. En voici quelques-unes.

• Communiquer de manière proactive : pour garder les équipes motivées, il est important de continuer à partager les informations
• (Re)définir le périmètre de responsabilité de chaque personne : Il vaut mieux clarifier les rôles dès le départ pour éviter d'envoyer des emails à 15 personnes ou de bloquer un projet en attribuant une tâche à la mauvaise personne. La cohésion des équipes en sera meilleure.
• (Re)définir les process : dans le même ordre d’idées, la collaboration en télétravail est plus efficace si tout le monde sait à quel moment il faut affecter une tâche à un membre de l’équipe, ou encore quel outil utiliser pour telle ou telle situation.
• Prioriser les canaux de communication : en télétravail, le risque est de se retrouver submergé de messages chat ou d’emails qui auraient pu être évités. En fonction de l’importance et/ou de l’urgence de l’information à transmettre (par exemple : messagerie instantanée > email > téléphone > visioconférence)
• Permettre à tout le monde de suivre les projets : centraliser l’information pour que chaque collaborateur puisse s’y retrouver (outil de gestion de projet, CRM, ERP …)
• Cultiver les interactions sociales : en télétravail, plus de pause café pour discuter de manière informelle. Il est pourtant possible de cultiver l’empathie des collaborateurs en les encourageant à partager des anecdotes, qu’elles soient en lien ou non avec le travail.
• Respecter les horaires de travail : s’il peut être tentant d’envoyer un message sur le chat de l’équipe à 23h, cette pratique est déconseillée. Le télétravail gomme la frontière entre le temps professionnel et le temps personnel, pourtant garant de l’épanouissement de chacun.

De plus en plus de personnes préfèrent le travail à distance, qui devient même nécessaire dans certains cas. Les outils numériques permettent à un nombre croissant d’entreprises de grandir sans que les collaborateurs soient présents physiquement dans un seul et même endroit. Pour que cette façon de travailler fonctionne, l’harmonie entre les outils SaaS et les pratiques managériales est cruciale.

BAE360 vous conseille dans le choix des outils les plus adaptés à votre entreprise.