L’ERP est un outil indispensable en PME et plus généralement dans les entreprises. Au centre du système d’information de l’organisation, il permet aux équipes d’atteindre des objectifs plus ambitieux qu’auparavant et ce, depuis plusieurs décennies. Mais comment installer un ERP ? Le déploiement d’une telle solution ne relève pas seulement de l’intégration d’un logiciel. Suivez le guide.
L’ERP : qu’est-ce qu’un logiciel intégré de gestion ?
Un ERP, pour “enterprise resources planning” en anglais, est un logiciel intégré de gestion. Il s’agit d’un système d’information constitué d’un certain nombre d’outils, de modules, de fonctionnalités ainsi que de workflows automatisés.
En fonctionnant ensemble, ces composants permettent à l’ERP de gérer facilement l’ensemble des fonctions d’une entreprise de manière centralisée et unifiée en prenant en compte chaque métier : commercial, achats, RH, etc.Les modules mentionnés plus haut viennent ainsi automatiquement alimenter la base de données du serveur. L’ensemble de ces données, traitées instantanément pour en faire des informations, sont alors rendues exploitables et partagées pour que chaque collaborateur de l’entreprise y ait accès en temps réel de manière fluide.
La question de l’intérêt de procéder à une installation d’un ERP ne se pose plus mais celle de la meilleure manière de procéder pour l'installer est cruciale. Au-delà du choix de l’ERP (selon le type d’organisation, vos besoins réels ainsi que votre budget) et de la décision de passer à l’action, le bon pilotage de projet ERP est également un facteur clé du succès de la solution.
Comprendre que l’installation d’un ERP n’est pas qu’un projet technologique, c’est un projet stratégique
Installer votre ERP ne relève pas uniquement de la technologie. Tout comme dans le cadre de la transformation digitale, cette dernière ne joue qu’un rôle technique et structurant : bien d’autres facteurs entrent en ligne de compte, spécifiquement le facteur humain.
L’installation d’un ERP en PME nécessite l’implémentation d’un nouveau modèle d’organisation adapté. Cela passe notamment par la prise en considération, lors de la préparation et du déploiement du projet, de toutes les contraintes et contingences humaines et structurelles pouvant se présenter.
Le projet ERP est donc un projet global, un chantier stratégique qui a vocation à transformer toute l'entreprise.
Réaliser une estimation réaliste du temps et du budget alloués pour l’installation d’un ERP en PME
L’installation d’un ERP en PME n’est pas de tout repos, c’est pourquoi pour obtenir une estimation réaliste du temps et du budget nécessaires à son implémentation, nous vous recommandons de bien prendre en compte plusieurs éléments :
- La résolution des éventuels problèmes d’intégration
- L’adaptation de l’organisation au nouvel ERP, qui devient le véritable centre névralgique au niveau informatique (mais pas seulement)
- La généralisation de l’usage de l’ERP pour les équipes
- L’optimisation de l’exploitation du logiciel pour en améliorer la rentabilité
- Les heures de formation nécessaires pour les collaborateurs
- Les services complémentaires à l’implémentation
- Les mises à niveau du système informatique
En intégrant chacun de ces éléments au niveau temporel et financier lors de votre estimation, vous devriez vous approcher de la réalité.
N’oubliez pas que plus vous êtes pragmatiques, plus l’installation et l’adoption de votre ERP sera fluide.
Les 6 étapes pour procéder à l’installation d’un ERP au sein de votre PME
De manière simplifiée et linéaire, voici les 6 grandes étapes pour l’installation de votre ERP :
La signature du contrat avec votre partenaire, signal du départ
Dès lors que le contrat avec votre partenaire est validé et signé, vous entrez dans la phase de déploiement du projet ERP. C’est ici que l’aventure humaine et technologique commence vraiment.
L’étude de cadrage ERP
L’installation de l’ERP débute réellement avec l’étude de cadrage. Il s’agit ici de définir le meilleur paramétrage ERP selon votre organisation et vos besoins.
L’extraction des données
Une fois l’étude de cadrage lancée mais sans avoir besoin d’attendre son terme, commencez à extraire vos données, à les grouper et à les trier. L’objectif est ici de préparer le terrain en amont pour gagner un temps précieux.
Le paramétrage de l’ERP
Grâce au compte-rendu de l’étude de cadrage, vous possédez les informations nécessaires pour paramétrer votre nouvel ERP de manière optimale. Suivez les indications aux côtés de votre partenaire.
La reprise de données
La reprise de données est une phase complexe et critique. Importez vos données extraites et traitées dans votre ERP et vérifiez-les. Des tests peuvent vous aider à les faire valider.
La formation des utilisateurs
Avant le démarrage en production et pour s’assurer que l’ERP sera exploité de la bonne manière, nommez des référents puis soyez accompagné par votre partenaire lors du lancement de l’ERP pour la formation des utilisateurs.
l’Installation d’un ERP n’est pas suffisant : il faut accompagner son intégration grâce à la conduite du changement
Comme vous le savez, l’installation d’un ERP en PME va bien au-delà d’une démarche purement technologique. Vos collaborateurs sont au centre du projet et doivent y être parfaitement intégrés.
Un plan d’accompagnement pour lutter contre la résistance au changement
Entre nouvelle organisation, création d’habitudes de travail différentes et mise en place d’un environnement technique adapté, les changements peuvent être nombreux.
Ainsi, un plan d’accompagnement au changement se révèle nécessaire pour que ni le fonctionnement de l’entreprise, ni les collaborateurs ne soient affectés négativement. La résistance au changement est un puissant frein à la transformation digitale des PME, en particulier lorsqu’il s’agit d’installer un ERP.
La conduite du changement, un incontournable de l’intégration d’un ERP
La conduite du changement permet de fluidifier l’adoption du logiciel dans l’organisation. Au final, l’ERP n’est qu’un outil pour renforcer l’efficacité et la productivité des collaborateurs, d’où l’importance de travailler sur les usages. La qualité de la coopération dépend de l’adaptation des salariés.
Une préparation de fond et une gestion de la conduite du changement à la hauteur des enjeux sont des impératifs pour maximiser le retour sur investissement de votre ERP.
Mettre en place un accompagnement des collaborateurs en 3 étapes
Concrètement, 3 conseils peuvent vous être d’une grande aide pour accompagner vos collaborateurs lors de la mise en place de l’ERP :
- Nommer des référents pour le projet ERP : En tant qu’interlocuteurs privilégiés parfaitement informés, ils auront pour rôle de guider et d’orienter les collaborateurs.
- Organiser des sessions de formation en interne : La formation est la clé de la coopération homme-machine. Ces sessions peuvent être animées par les référents internes, mais aussi par votre partenaire.
- Instaurer un suivi adapté pour chaque collaborateur : Les référents du projet ERP, les RH et les managers ont pour rôle de suivre chaque collaborateur pour vérifier que l’adoption de l’ERP se déroule comme prévu.
Adopter la méthodologie SuiteSuccess pour simplifer l’installation d’un ERP en PME
La méthode SuiteSuccess vous aide à implémenter votre ERP en toute simplicité. Avant, déployer un projet ERP était complexe. Avec BAE360 et NetSuite, cette époque est révolue.
La méthode agile SuiteSuccess de NetSuite utilise du paramétrage préconfiguré pour associer la suite NetSuite à 20 années d’expérience dans le secteur et un modèle d’engagement client innovant.
L’approche agile de l’adoption produit est au cœur de la méthodologie.
Installer un ERP est donc un projet stratégique majeur qui ne repose pas que sur les 6 étapes concrètes de l’implémentation du logiciel de gestion. C’est un projet qui repose en grande partie sur l’humain.
L’accompagnement étant primordial pour l’installation d’un ERP, choisissez des experts tel que BAE360 pour votre réussite.
